Office 365 per le aziende: i vantaggi concreti del Cloud
A parlare del Cloud Computing a volte si rischia di rimanere davvero con la testa tra le nuvole. Ergo, concretamente, come possono le aziende avvantaggiarsi “chiavi in mano” del cloud? Office 365 per le aziende può essere una soluzione.
Purtroppo la vastità e la complessità dei concetti che di solito vengono raccolti nell’ampia e “nebbiosa” definizione di cloud rende molto difficile per le piccole e medie aziende (PMI) delimitare i progetti cloud che realmente producono un vantaggio, un valore concreto. La comunicazione di marketing spesso abilmente vaga ed il focus puramente tecnico di molte società di consulenza informatica – frequentemente carenti riguardo gli aspetti organizzativi e manageriali – non semplificano certo le decisioni del manager o dell’imprenditore che rischiano, così, di perdere di vista le buone opportunità intraprendendo, al contrario, strade costose e irte di complicazioni tecniche ed economiche. Per spezzare una lancia a favore di tutte le parti coinvolte, è inutile ribadire che essendo il mondo dell’informatica in continua evoluzione, sarebbe sciocco aspettarsi che qualcuno conoscesse soluzioni buone per ogni situazione. Spesso, infatti, in informatica la buona teoria deve ancora confrontarsi con una realtà da testare.
Il marketing “abilmente vago” e il gergo tecnico delle società informatiche non semplificano certo le decisioni del manager o dell’imprenditore che voglia sfruttare adeguatamente le potenzialità della tecnologia.
Il focus che negli anni abbiamo posto verso precisi ambiti applicativi, tuttavia, ci ha consentito di identificare alcuni contesti in cui anche le piccole aziende – e non solo le grandi multinazionali – possono ricavare consistenti vantaggi da un progetto cloud. Mi riferisco, in questo caso, anche a concreti benefici sul fronte della riduzione dei costi – tema tanto all’ordine del giorno in questo periodo di ristrettezze! – e non a complesse, e spesso altrettanto aleatorie, proiezioni di costi/benefici di medio periodo.
Vorrei quindi citare 3 esempi concreti di progetti di cloudizzazione “chiavi in mano” efficace e vantaggiosa anche per un piccola o media azienda, messi a punto grazie alla nostra quotidiana esperienza in questo tipo di realtà e, soprattutto, realisticamente incentrati sulle nostre specifiche competenze. La mia società, ReLog, è stata infatti il primo Microsoft Certified Partner italiano che, a fine 2012, ha acquisito una competenza certificata sul Cloud di Office 365 per le aziende (vedi tweet di annuncio di Microsoft Italia).
Progetto n. 1 – Migrazione posta elettronica su Exchange On-Line
È uno dei progetti cloud che per primi ci hanno convinto (e devo dire che non siamo certo “tipi facili”!), su cui possiamo ormai trarre somme attendibili, citando inoltre a tal proposito le opinioni degli stessi clienti di Relog. Il piccolo esempio precedentemente presentato in questo blog “Risparmiare 3000€ trasferendo le e-mail sul Cloud” evidenzia già la portata dei vantaggi economici arrecati dalla migrazione al cloud di un sistema di posta elettronica interno (on-site o on-premises).
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Progetto n. 2. – Adozione di semplici Portali SharePoint OnLine
Si tratta, in questo caso, di un’opportunità emergente, che sta riscontrando grande interesse da parte delle piccole e medie aziende (PMI), in quanto negli ultimi mesi è stata resa interessante:
- da un alto, dalle più recenti evoluzioni della soluzione SharePoint OnLine appartenente al cloud di Office 365 per le aziende;
- dall’altro, dall’attenzione verso la digital transformation che i nuovi paradigmi di evoluzione all’Impresa 4.0 stanno portando anche nelle piccole e medie realtà aziendali italiane.
La soluzione SharePoint OnLine offre infatti la possibilità anche alle piccole e medie realtà aziendali di interfacciarsi ai loro clienti e fornitori attraverso un portale web riservato e personalizzato, con un costo irrisorio ma in modo efficace e professionale. Ciò è possibile a partire dai template gratuiti che ReLog fornisce ai propri clienti, comprendenti già un ampio set di funzionalità di uso comune e che, in seguito, è possibile implementare se richiesto dall’evoluzione digitale dell’azienda o dalle esigenze di interfacciamento con i propri clienti o fornitori (es. scambio di regolare di documenti, tracking delle pratiche documentali, rilascio degli aggiornamenti software per chi produce automazione industriali, condivisione degli stati di avanzamento di attività e progetti condivisi, ecc.).
Su questi stessi temi è in corso di preparazione un altro breve articolo di approfondimento, che descrive alcuni semplici ma efficaci progetti realizzati dai nostri clienti. Se sei interessato, iscriviti subito agli aggiornamenti tramite la newsletter o la nostra pagina facebook ufficiale.
Progetto n. 3 – Microsoft Office 365 per le aziende
Sempre più spesso l’adozione di Microsoft Office 365 Business (ossia la versione di Office 365 per le aziende) costituisce una naturale evoluzione dei due progetti precedenti, in quanto anch’essi incentrati su specifici sottoinsiemi del cloud Microsoft Office 365. In questi casi, infatti, l’aggiornamento alla versione più completa, recente e mobile della suite Office risulta particolarmente vantaggioso perché comporta la sola integrazione della differenza di costo tra le due licenze cloud.
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Un altro aspetto che conduce molte aziende ad adottare le licenze on-demand (o “in affitto”) di Office 365 al posto di quelle acquistate in modo tradizionale è la maggior semplicità nel gestire il numero di licenze utilizzate. Questa attività è particolarmente onerosa soprattutto quando nell’azienda si stratificano computer acquistati in epoche diverse e dotati di differenti versioni di Office. Inoltre la stessa Microsoft, circa ogni due anni, trasmette alle PMI la richiesta di produrre un report riepilogativo delle licenze utilizzate rispetto a quelle effettivamente possedute (i.e. Microsoft Software Asset Management), attività spesso costosa vista la necessità di censire puntualmente computer e software installati, riconciliandoli poi con la documentazione di acquisto. Al contrario, la soluzione di licensing on-demand di Office 365 associa automaticamente una licenza ad ogni utente dell’azienda, il quale potrà usare sempre la versione più recente del prodotto su ben 5 diversi PC (o MAC), 5 table/smartphone (anche personali). L’azienda potrà inoltre modificare in qualsiasi momento il numero di licenze acquistate, se necessario anche riducendolo, cosa chiaramente impossibile con le modalità di acquisto tradizionali.
Non andrebbe dimenticato, inoltre, che le licenze cloud di Office 365 non costituiscono un cespite per l’azienda, a differenza di quelle acquisite in modo tradizionale. Anche questo aspetto è, di solito, molto apprezzato dai responsabili amministrativi delle aziende nostre clienti.
I vantaggi di questo tipo di progetti cloud per le PMI sono rilevabili, pertanto, in termini di:
- miglioramento dell’efficienza e riduzione dei costi di gestione delle licenze software da parte del personale IT e di quello amministrativo (gestione dei cespiti e degli ammortamenti);
- riduzione dei rischi derivanti dall’utilizzo di licenze non autorizzate, soprattutto se derivante dalle difficoltà di monitorare di continuo il numero di licenze acquistate rispetto a quelle installate;
- maggior uniformità delle versioni di Office installate in azienda, essendo sempre possibile l’installazione della versione più recente rilasciata da Microsoft, anche su più postazioni utilizzate dal medesimo utente.
Come verificare l’applicabilità dei progetti cloud Office nella propria azienda?
Grazie alla considerevole esperienza accumulata, offriamo la possibilità di testare, in molti casi anche gratuitamente, le soluzioni progettuali descritte. Per periodi limitati sono ad esempio previste:
- offerte per la migrazione gratuita della posta elettronica da un server dell’azienda, on-site o su Internet, verso Exchange OnLine;
- promozioni per l’attivazione gratuita di portali SharePoint OnLine, basati sui template di ReLog, grazie a cui interfacciare mediante aree riservate i clienti o i fornitori dell’azienda;
- offerte per l’acquisizione di licenze Exchange OnLine o Office 365 Business a prezzo scontato.
Per maggiori informazioni o se cerchi la soluzione cloud perfetta per la tua azienda, contattaci senza impegno e scopri i dettagli in merito alle soluzioni per implementare il cloud più adatte al tuo business.
